Nuestro cliente trabaja con un programa de contabilidad, pero exporta los datos contables a Excel, para poder ordenar a su conveniencia la presentación de las cuentas contables, con el fin de realizar el control presupuestario, según su criterio.
Esta tarea debe realizarla cada mes. El inconveniente está en la distribución de los datos exportados y en el volumen de datos, que hacen muy laboriosa, la tarea. Vamos por partes.
El programa de contabilidad, cuando exporta los datos, presenta en la hoja Excel, líneas de datos separadas e inconexas, desordenadas. Lo primero que se debe realizar es, una macro de referencias relativas, que agrupe las líneas de datos y las distribuya correctamente.
Después los datos se pueden integrar en una plantilla preparada, con la presentación y distribución de las cuentas contables, según el criterio del cliente.
Mostramos un ejemplo de datos obtenidos en la exportación del programa de contabilidad:
La imagen muestra las cuentas contables en la primera columna y el literal de cada cuenta en la siguiente. Pero las cuentas y sus literales están en una línea y los valores correspondientes están en otra línea diferente (inferior). Además, los valores numéricos se encuentran desplazados una columna más a la derecha y el valor correspondiente a la última columna, se encuentra en su misma columna, pero otra línea más, por debajo. La función de la macro, es la de poner cada valor, en su línea y columna correspondiente, y eliminar las líneas en blanco que quedaran después de desplazar los valores. De esta forma se hace la correcta agrupación de los datos, haciendo que estén en columnas y filas consecutivas.
Mostramos el resultado, la presentación de los datos, después de utilizar la macro:
Con los datos ordenados, ya podemos utilizar la plantilla preparada en otro libro Excel, para realizar el Control Presupuestario. Dicha plantilla utiliza dos hojas, una para captar los datos ya ordenados, y otra para presentar el Control Presupuestario.
En la hoja de captación de datos utilizamos fórmulas que establecen un vinculo con la hoja inicial y suman los valores en función de la cuenta contable. Mostramos una imagen:
Una vez que ya tenemos los datos vinculados, ya podemos desplazarnos a la hoja de Control Presupuestario, donde encontraremos todas cantidades en su sitio, según el criterio del cliente y las formulas introducidas. Mostramos una parte de la hoja:
Aplicación realizada con Excel. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Excel. La aplicación está realizada en idioma Catalán. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
